Polityka prywatności i cookies

Serwis Zjazdu Lodziarzy 2027 · wersja 2026-10-30 · obowiązuje od 30 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Aleksander Pitura, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą DGL Aleksander Pitura, ul. Warszawska 15/1, 59-900 Zgorzelec, Polska, NIP 6151838313, REGON 231088065. Kontakt we wszystkich sprawach danych osobowych: contact@mygelato.eu, tel. +48 501 320 023 lub list na wskazany adres.

Polityka dotyczy strony zjazdu, aplikacji zgłoszeń i panelu organizatora, w tym test.zjazdlodziarzy.pl. Nie przenosi na zjazd zasad innych serwisów tego samego administratora. Wersja testowa nie przyjmuje rzeczywistych płatności ani nie wystawia faktur; potwierdzenia numerów SMS i świadomie wysłane wiadomości mogą być rzeczywiste. Do prób formularzy używaj fikcyjnych danych, z wyjątkiem własnego numeru i e-maila, gdy świadomie sprawdzasz dostarczenie wiadomości.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd

• Zgłoszenie i kontakt: imię i nazwisko, e-mail, telefon, czas potwierdzenia numeru, rodzaj udziału, taryfa, integracja, wybrany kontakt grupowy, numer i data zgłoszenia oraz przyjęta wersja regulaminu. Przy części bezpłatnej także deklarowane powiązanie z firmą.
• Nabywca i rozliczenie: nazwa firmy, NIP, REGON, adres, opcjonalna nazwa lodziarni, subdomena receptury.net do sprawdzenia uprawnienia do taryfy; dla faktury imiennej dane nabywcy i adres. Dane rejestrowe firmy możemy pozyskać z rejestru GUS/BIR na podstawie wpisanego NIP. Nie służy to ocenie wiarygodności kredytowej ani automatycznemu potwierdzeniu zatrudnienia.
• Zamówienie i płatność: zakres i wartość zamówienia, netto/VAT/brutto, statusy i identyfikatory transakcji oraz historia ich sprawdzania. W ręcznie wpisanym opłaconym bilecie również data, sposób i dowód lub oznaczenie wcześniejszej wpłaty. Dane o faktycznym wpłacającym pochodzą z dokumentów rozliczeniowych lub dostawcy płatności, jeśli są udostępnione; kontakt do zgłoszenia nie jest automatycznie uznawany za właściciela rachunku.
• Udział i identyfikator: decyzja organizatora, uzasadnienie lub wewnętrzna notatka, zakres uprawnień, identyfikator i historia jego zmian, prywatne linki do biletu, wyniki i czas wejść/wyjść oraz konto obsługi wykonujące sprawdzenie.
• Wiadomości i obsługa: treść korespondencji, reklamacje, prośby o zmianę lub zwrot, adresat i wynik próby wysyłki e-maila lub SMS-a. Wynik przyjęcia przez dostawcę nie oznacza przeczytania wiadomości.
• Prelegenci i fotorelacja: uzgodnione dane zawodowe, biogram, temat, zdjęcie i opis wystąpienia; w relacji z wydarzenia wizerunek, głos lub wypowiedź w zakresie zgodnym z podstawą publikacji.
• Dane techniczne: adres IP, czas i dane żądania, informacje o przeglądarce, sesji i działaniach administracyjnych potrzebne do bezpieczeństwa oraz diagnozy usterek. Konta pracowników zawierają służbowe dane dostępu i uprawnienia. Hasła przechowujemy jako skróty; kody i sekrety zabezpieczamy odpowiednio do ich funkcji.

Dane pochodzą od Ciebie, osoby zgłaszającej grupę lub wystawcę, organizatora wpisującego wcześniejszy zakup albo zaproszenie, z GUS oraz od dostawców obsługujących płatność i komunikację. Nie wymagamy PESEL, skanu dowodu ani danych logowania do banku. Dane karty i autoryzację płatności podajesz operatorowi płatności, nie w formularzu zjazdu. Przy wejściu dokument można jedynie okazać do porównania nazwiska; aplikacja nie zapisuje jego numeru ani kopii.

3. Cele i podstawy prawne

Akceptacja regulaminu nie jest zgodą na wszystkie sposoby przetwarzania danych. Nie uzależniamy udziału od zgody na reklamę czy indywidualny portret. Nie używamy danych zgłoszenia do newslettera, reklam ani sprzedaży baz kontaktów. Komunikaty o zamówieniu, kodzie, bilecie lub zmianie organizacyjnej służą jego obsłudze, a nie promocji innych usług.

4. Grupa i wspólny kontakt

Możesz zgłosić inne osoby, jeśli jesteś upoważniony do przekazania ich danych. Udostępnij im tę politykę i warunki udziału. Jeśli podasz wspólny e-mail i telefon, wiadomości i odrębne identyfikatory tych osób trafią do wskazanego kontaktu. Odbiorca ma wtedy dostęp do danych na biletach i powinien bezpiecznie przekazać je właściwym osobom. Potwierdzenie wspólnego telefonu kodem nie oznacza potwierdzenia tożsamości każdego uczestnika.

Jeżeli nie otrzymaliśmy danych bezpośrednio od Ciebie, przetwarzamy opisane wyżej kategorie w celu obsługi udziału zgłoszonego przez inną osobę. Informacje o źródle konkretnego wpisu możesz uzyskać od organizatora. Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu w terminie wymaganym przez art. 14 RODO, najpóźniej przy pierwszym kontakcie lub udostępnieniu danych, a co do zasady w ciągu miesiąca od pozyskania, chyba że zachodzi rzeczywisty wyjątek ustawowy. Samo zobowiązanie osoby zgłaszającej nie znosi obowiązków administratora.

5. Odbiorcy danych i dostawcy

Dostęp mają wyłącznie osoby i podmioty potrzebujące go do danej czynności:

• Upoważniona obsługa organizatora: organizacja, rozliczenia i reklamacje; pracownik bramki widzi dane niezbędne do sprawdzenia biletu i swoich działań, bez dostępu do całych rozliczeń.
• OVHcloud: hosting aplikacji, baza danych, pliki i usługi poczty. Hetzner Storage Box: zaszyfrowane kopie zapasowe. Dostawcy utrzymują także niezbędne logi techniczne.
• SerwerSMS: numer telefonu, treść kodu lub wiadomości i techniczny identyfikator wysyłki. Nie przekazujemy mu całego zgłoszenia. Wiadomość e-mail trafia również do dostawcy skrzynki odbiorcy.
• Paynow / mElements S.A.: e-mail kontaktowy, identyfikator, opis, kwota i waluta płatności, adres powrotu oraz dane techniczne potrzebne do jej wykonania; w odpowiedzi otrzymujemy identyfikatory i status. Dane autoryzacji otrzymują uczestniczące banki i dostawcy metod płatności, a w przypadku aktywowanych kart odpowiednio Autopay S.A. i podmioty obsługujące kartę. Operatorzy płatności przetwarzają dane także jako odrębni administratorzy według własnych informacji. W teście dotyczy to tylko Paynow sandbox. Informacje operatora: Paynow i polityka prywatności mElements.
• GUS: NIP, na podstawie którego wyszukujemy publiczne dane rejestrowe. Nie przekazujemy do GUS listy uczestników ani ich telefonów.
• Księgowość i uprawnione organy, w tym administracja skarbowa/KSeF: dane niezbędne do rozliczeń i obowiązków prawnych, gdy dane czynności są wykonywane. Nie wysyłamy rzeczywistych faktur ze środowiska testowego.
• Fotograf lub realizator nagrań: zakres potrzebny do uzgodnionej relacji. Po publikacji materiał mogą oglądać użytkownicy internetu; operatorzy wybranych mediów społecznościowych działają według własnych zasad. Publiczny profil prelegenta i jego grafika do udostępnienia zawierają uzgodnione dane zawodowe. Zgłoszenia zwykłych uczestników nie tworzą publicznej listy osób.

Z dostawcami przetwarzającymi dane w naszym imieniu stosujemy wymagane umowy powierzenia i ograniczamy dostęp. Nie przekazujemy listy uczestników wystawcom ani hotelom tylko z powodu udziału w zjeździe. Skorzystanie z linku rezerwacyjnego hotelu oznacza przejście do odrębnego serwisu i jego polityki.

6. Lokalizacja i przekazywanie poza EOG

Podstawowa infrastruktura OVH i magazyn kopii Hetzner wykorzystywane dla aplikacji znajdują się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Samo położenie serwera nie wyklucza jednak transferów w ramach usług dostawców. Dotyczy to zwłaszcza wybranych przez odbiorcę skrzynek pocztowych i publikacji w serwisach społecznościowych, których operatorzy mogą korzystać z infrastruktury poza EOG.

Jeżeli przekazujemy dane poza EOG, zapewniamy podstawę wymaganą rozdziałem V RODO, np. odpowiednią decyzję Komisji Europejskiej albo standardowe klauzule umowne z oceną wymaganych zabezpieczeń. Nie traktujemy samego szyfrowania jako zastępstwa podstawy transferu. Informację o konkretnym dostawcy, miejscu przetwarzania i kopię właściwych zabezpieczeń uzyskasz pod adresem administratora. Nie umieszczamy bazy uczestników, kluczy ani kopii danych w publicznym repozytorium kodu.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Zgłoszenia, decyzje i realizacja udziału: przez czas obsługi wydarzenia i rozliczenia; dalej tylko w zakresie potrzebnym do obowiązku prawnego lub określonych roszczeń, do upływu właściwego terminu ich przedawnienia. Nie przechowujemy bezterminowo całego profilu wyłącznie dlatego, że ktoś kiedyś uczestniczył.
• Dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi; dla zobowiązań podatkowych co do zasady do upływu 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na bieg tego terminu i innych obowiązków archiwizacji. Nie utożsamiamy tego automatycznie z 5 latami od daty zakupu.
• Wejścia, wyjścia i techniczne wyniki skanów: do obsługi wydarzenia i wyjaśnienia związanych z nim incydentów; później zachowujemy tylko dane niezbędne w konkretnej sprawie lub zestawienia pozbawione możliwości identyfikacji. Nie służą monitorowaniu aktywności poza wydarzeniem.
• Kod SMS: ważny 5 minut; limit prób i ponownej wysyłki ma krótkie terminy techniczne, a potwierdzenie numeru w sesji można wykorzystać przez 2 godziny. W zgłoszeniu pozostaje informacja o dacie weryfikacji. Nie przechowujemy jawnego kodu jako elementu profilu.
• Sesja i prywatne linki: sesja wygasa zgodnie z czasem bezczynności ustawionym dla serwisu; na obecnym środowisku testowym jest to 30 minut. Prywatne linki biletu i płatności mają wskazany termin ważności, obecnie do 15 stycznia 2027; wygaśnięcie linku nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentów rozliczeniowych.
• Korespondencja, historia wysyłek, notatki i logi: do zakończenia sprawy i dalej przez czas niezbędny do konkretnego obowiązku lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń. Dłuższe zachowanie dla incydentu wymaga uzasadnienia, a nie profilowania marketingowego.
• Profile prelegentów i relacja: przez czas prezentacji edycji i uzasadnionej archiwalnej relacji z wydarzenia; potrzebę dalszej publikacji oceniamy okresowo. Materiały oparte na zgodzie wykorzystujemy w jej zakresie do wycofania, z zachowaniem zasad opisanych poniżej.

Usunięcia i przeglądy danych obsługuje administrator. Nie twierdzimy, że wszystkie dane są automatycznie usuwane w dniu wydarzenia lub wygaśnięcia sesji. W kopiach awaryjnych dane mogą pozostać do zastąpienia lub usunięcia danej kopii; nie wykorzystujemy ich do zwykłej obsługi ani marketingu. Po odtworzeniu ponawiamy wymagane usunięcia. Retencja kopii i logów dostawców podlega kontroli niezbędności; o okres dla konkretnej sprawy można zapytać administratora.

8. Twoje prawa i dobrowolność podania danych

W granicach RODO przysługują Ci: dostęp i kopia danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy oraz sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu. Możesz wycofać dobrowolną zgodę bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Prawa mają ustawowe warunki — np. żądanie usunięcia nie uchyla obowiązku zachowania faktury.

Napisz na contact@mygelato.eu. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; o dopuszczalnym przedłużeniu i przyczynie informujemy w terminie. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, uodo.gov.pl. Do sprawdzenia żądania wymagamy tylko proporcjonalnego potwierdzenia tożsamości, nie automatycznie skanu dowodu.

Podanie danych jest dobrowolne, ale wymagane pola są potrzebne do zgłoszenia, kontaktu, sprawdzenia uprawnień, płatności lub wystawienia żądanego dokumentu. Bez danych niezbędnych nie obsłużymy odpowiedniej funkcji. Nazwa lodziarni przy pełnym udziale i faktura imienna są opcjonalne; część bezpłatna wymaga danych reprezentowanej firmy i powiązania z nią. Obecny formularz potwierdza polski numer SMS; przy problemie skontaktuj się z nami. Potwierdzenie numeru nie dowodzi tożsamości.

Decyzję o przyjęciu podejmuje człowiek. Nie stosujemy marketingowego profilowania ani decyzji wyłącznie automatycznych o skutkach prawnych lub podobnie istotnych w rozumieniu art. 22 RODO. Techniczne limity SMS i sprawdzanie ważności QR nie są oceną osoby na podstawie profilu.

9. Fotorelacja i nagrania

O fotografowaniu i nagrywaniu informujemy przed wydarzeniem i na miejscu. Ogólna relacja nie daje nieograniczonego prawa do publikacji każdego portretu lub wypowiedzi. Dla ujęć indywidualnych i wywiadów uzyskujemy osobne zezwolenie, gdy jest wymagane; zakres, kanały i czas wykorzystania określamy przy jego zbieraniu. Nie obejmujemy tym zgodą na regulamin.

W przypadku dopuszczalnych ujęć całości oceniamy również podstawę przetwarzania z RODO i prawo sprzeciwu. Zastrzeżenia dotyczące zdjęcia, głosu albo publikacji zgłosisz obsłudze na miejscu lub administratorowi. Wycofanie zgody dotyczy przyszłego wykorzystania w jej zakresie; rozpatrujemy także zasadność usunięcia z kanałów, które kontrolujemy. Materiał opublikowany w internecie może zostać skopiowany przez osoby trzecie — nie możemy obiecać usunięcia każdej niezależnej kopii.

10. Cookies i pamięć przeglądarki

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu. Używamy niezbędnych cookies sesji (nazwa zależy od ustawienia aplikacji) oraz XSRF-TOKEN do ochrony formularzy, logowania, obsługi zgłoszenia, weryfikacji telefonu i komunikatów o wyniku czynności. Nie są to cookies reklamowe. Czas ich ważności odpowiada konfiguracji sesji; sesja po stronie serwera podlega limitowi bezczynności.

Panel organizatora używa także pamięci sessionStorage w danej karcie do krótkiego zapamiętania miejsca przewinięcia i otwartych sekcji po wykonaniu czynności; zapis ma krótki termin techniczny i nie zawiera treści formularzy ani danych uczestników. Funkcja służy odtworzeniu żądanego widoku, a nie śledzeniu użytkownika.

Nie instalujemy w aplikacji zjazdu cookies analitycznych ani marketingowych, pikseli reklamowych ani śledzenia otwarcia wiadomości. Niezbędne przechowywanie korzysta z wyjątku przewidzianego w art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej; dlatego nie pokazujemy pozornego przycisku zgody na reklamę, której nie ma. Wprowadzenie opcjonalnej analityki wymaga wcześniejszego dostosowania informacji i mechanizmu zgód.

Możesz usuwać i blokować cookies oraz dane witryny w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych cookies uniemożliwi lub zakłóci logowanie, formularze i płatność. Serwisy otwierane dopiero po kliknięciu, np. Paynow, hotel lub portal społecznościowy, mają własne cookies i informacje; nie wczytujemy ich modułów śledzących tylko dlatego, że odwiedzasz stronę zjazdu.

11. Bezpieczeństwo i zmiany

Stosujemy HTTPS, kontrolę ról, ograniczenia prób, prywatne linki, szyfrowanie wrażliwych informacji i kopii oraz rejestrowanie działań administracyjnych. Nie podawaj hasła, kodu SMS ani prywatnego linku do biletu w publicznym poście. Weryfikacja SMS służy potwierdzeniu kontroli nad numerem; nie prosi o kod bankowy ani o zapłatę za udział.

Aktualizacje polityki opisują rzeczywiste zmiany przetwarzania i nie tworzą wstecz zgód. Wersję możesz zapisać lub wydrukować. Ważne zmiany dotyczące Twoich danych przekażemy odpowiednim kanałem, gdy wymagają tego przepisy.